文書處理


三十五、編號、登記應注意事項如下:

(一)總發文人員對待發之公文,應詳加檢查核對,如有漏蓋印信、附件不全或受文單位不符者 應分別退還補辦。

(二)待發之文件,應按其性質依序編列發文字號及註明發文日期,如係密件或有時間性之文件 ,應分別標明,以引起受文機關注意

(三)發文代字應冠以承辦單位之代字,承辦單位如為不固定機關或軍事機構,得另以代字編定 統一代號使用,此項代字均以於每年開始預為編定為原則,以便統一使用。

(四)總發文字號每年更易一次,年度中間如遇機關首長更動時,其編號仍應持續不另更換。

(五)機密文件應由機關首長指定之人員處理,發文時先向總發文人員洽取發文字號填入文中自 行封發,並在總發文登記表(簿)案由欄內註明密不錄由。

(六)各機關之總發文登記表,除採用收發文同號作業方式者外,其格式及製作份數,得視實際 需要,自行決定。公文經編號發文後應依序登記於總發文登記表。

(七)發文後之稿件,如承辦單位註明有先發後會或發後補判者,應退還承辦單位自行處理。