文書處理


 十三、簽、稿之撰擬說明如下:

 (一)簽稿之一般原則:

   1、性質:

   (1)簽為幕僚處理公務表達意見,以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據,分為左列兩種:

     甲、機關內部單位簽辦案件:依分層授權規定核決,簽末不必敘明陳某某長官字樣。

     乙、具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」,文末得用「右陳○○長」字樣。

   (2)「稿」為公文之草本,依各機關規定程序核判後發出。

   2、擬辦方式:

   (1)先簽後稿:

     甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。

     乙、有關政策性或重大興革案件。

     丙、牽涉較廣,會商未獲結論案件。

     丁、擬提決策會議討論案件。

     戊、重要人事案件。

     己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。

   (2)簽稿併陳:

     甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。

     乙、依法准駁,但案情特殊須加說明之案件。

     丙、須限時辦發不及先行請示之案件。

   (3)以稿代簽為一般案情簡單,或例行承轉之案件。

   3、作業要求:

   (1)正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主       觀、偏見。

   (2)清晰:文義清楚、肯定。

   (3)簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。

   (4)迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。

   (5)整潔:簽稿均應保持整潔,字體力求端正。

   (6)一致:機關內部各單位撰擬簽稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不       可前後矛盾。

   (7)完整:對於每一案件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調       聯繫。所提意見或辦法,應力求週詳具體、適切可行;並備齊各種必需之文件,構成完整之幕       僚作業,以供上級採擇。

 (二)簽之撰擬:

   1、款式:

   (1)先簽後稿:簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。

   (2)簽稿併陳:視情形使用「簽」,如案情簡單,可使用便條紙,不分段,以條列式簽擬。

   (3)一般存參或案情簡單之文件,得於原件文中空白處簽擬。

   2、撰擬要領:

   (1)「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整個目的與擬辦,不分項,一段完成。

   (2)「說明」:對案情之來源、經過與有關法規或前案,以及處理方法之分析等,作簡要之敘述       ,並視需要分項條列。

   (3)「擬辦」:為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體處理意見,或解決問題之方案。意       見較多時分項條列。

   (4)「簽」之各段應截然劃分,「說明」一段不提擬辦意見,「擬辦」一段不重複「說明」。

   3、本手冊所訂「簽」之作法舉例,具有幕僚性質之下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一      致採用,至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。

 (三)稿之撰擬:

   1、草擬公文按文別應採之結構撰擬

   2、撰擬參考要領:

   (1)按行文事項之性質選用公文名稱,如「令」、「函」、「書函」、「公告」

   (2)一案須辦數文時,請參考左列原則辦理:

     甲、設有幕僚長之機關,分由機關首長及幕僚長署名之發文,分稿擬辦。

     乙、一文之受文者有數機關時,內容大同小異者,同稿併敘,將不同文字列出,並註明某處文字針        對某機關;內容小同大異者,用同一稿面分擬,如以電子方式處理者,可用數稿

   (3)「函」之正文,除按規定結構撰擬外,並注意左列事項:

     甲、訂有辦理或復文期限者,在「主旨」內敘明。

     乙、承轉公文,請摘敘來文要點,不在「稿」內書:「照錄原文,敘至某處」字樣,來文過長仍        儘量摘敘,無法摘敘時,可照規定列為附件。

     丙、概括之期望語「請 核示」、「請 查照」、「請 照辦」等,列入「主旨」,不在「辦法」        段內重複;至具體詳細要求有所作為時,列入「辦法」段內。

     丁、「說明」、「辦法」分項條列時,每項表達一意。

     戊、文末首長簽署、敘稿時,為簡化起見,首長職銜之下可僅書「姓」,名字則以「○○」表示。

     己、須以副本分行者,「副本」項下列明;如要求副本收受者作為時,則請在「說明」段內      

     庚、如有附件,在「說明」段內敘述附件名稱及份數。